التخطيط
أهمية التخطيط
إن العامل للتغيير يحتاج
إلى التخطيط من أجل إنجاز المشاريع المتنوعة. والتخطيط يضمن الأداء الجيد وكذلك
معرفة أسباب الخلل والخطأ في المشروع. ومن ثم يسهل عملية المراجعة والتطوير.
إن المشاريع الناجحة لا تحدث هكذا جزافاً، بل لابد من التخطيط
لها. وعليه فالتخطيط عملية تطرح أسئلة مثل:
- ما هي الأعمال التي
يجب تنفيذها؟
- متى يجب تنفيذ هذه الأعمال؟
- من سينفذ هذه الأعمال؟
- ما هي المعدات والأدوات اللازمة للتنفيذ؟
- ما الذي سوف لا نعمله؟
قبل البدء بالتخطيط لابد من
الإجابة على هذه الأسئلة:
1. ما هدف مهمة التخطيط؟
2. لماذا كان هذا الهدف ذا قيمة؟
3. من سيقوم بالتنفيذ ومن الذين تستهدفهم الخطة؟
4. كيف سيتم تحقيق الهدف وتقويم النتائج؟
5. متى يكون التنفيذ أكثر فعالية؟
6. أين يكون التنفيذ أكثر فعالية؟
7. ما هي الفرص التي تساعد على نجاح المشروع؟
8. ما هي العقبات والمخاطر التي تبدو كعائق دون تنفيذ المشروع؟
9. ما هي التكاليف الزمنية والبشرية والمالية اللازمة لإنجاح
الخطة؟
10. ما الفائدة التي تهدف الخطة لتحقيقها بشكل عام؟
عند التخطيط لأي مشروع هناك مجموعة من الخطوات لابد من القيام بها
وهي:
أولاً: تعريف المشروع: وهي الخطوة الأساسية والرئيسة في عملية
التخطيط، فإذا نجحت في تعريف مشروعك بصورة جيدة وواضحة فأنت على الطريق الصحيح نحو
التخطيط الجيد للمشروع. وعناصر التعريف سبعة هي:
1. تحديد السبب الذي دعى لإقامة المشروع. هل هو
وجود فرصة؟ أم بروز حاجة؟
2. تحديد الهدف العام المطلوب تحقيقه من خلال من المشروع. وللهدف خمسة شروط
أساسية يمكن اختصارها في كلمة SMART:
S: Specific: محدد.
M: Measurable: يمكن قياسه.
A: Achievable: يمكن تحقيقه.
R: Resources: مرتبط بالموارد
المتاحة.
T: Time Orientation: مرتبط بوقت محدد.
3. تحديد الفرضيات والقيود: والمقصود بالفرضيات جميع
الاحتمالات والتصورات التي في مخيلتك عن المشروع كرأس المال والأيدي العاملة
والمهـارات والإمكانيات والمكان وغيرها من التصورات. أما القيود فهي المعوقات
الحائلة دون تنفيذ المشروع، ويجب كتابة جميع الفرضيات والقيود التي يفترضها من يضع
الخطة.
4. المخرجات والفوائد: والمقصود
بالمخرجات هو الإنتاج المادي المحسوس الناتج عن المشروع، أما الفوائد فهي المكاسب
أو الأرباح. فمثلاً لو كنت تضع خطة لتبليغ فكرة لأهالي الحي فالمخرجات هي الأفراد
الجديدة التي سقتنع بالفكرة (المنتج المادي المحسوس) وتشاركك. أما الفوائد فهي
انتشار الفكرة.
5. الميزانية المبدئية: يتم تحديدها وفقاً لخبرتنا السابقة بمثل
هذا النوع من المشاريع أو بالتخمين وغلبة الظن.
6. تحليل الأخطار: على العمل القائم وأنشطته، وعلى
الفرضيات التي تم تحديدها والقدرة على توفيرها، ثم العمليات والإجراءات التي قد
تؤخر المشروع أو تعوق انطلاقه.
7. استراتيجية المشروع: هل هناك خيارات متعددة لتنفيذ
المشروع وأيها نختار، فهناك ما تستطيع عمله بنفسك وهناك ما يستطيع غيرك أن يقوم به
نيابة عنك وهناك ما تستطيع أن تعمله بمعونة غيرك.
ثانياً:
تحديد جميع الأنشطة المطلوبة لتنفيذ المشروع
ثم ترتيبها بعد ذلك حسب أولويات التنفيذ.
ثالثاً:
وضع الجدول الزمني المتوقع لتنفيذ هذه الأنشطة.
رابعاً: توزيع الأدوار والمسئوليات على الأفراد.
خامساً: مراجعة الخطة النهائية ومحاولة تقليل التكاليف قدر الإمكان.
سادساً: إطلاق المشروع ومحاولة تنفيذ الخطة.
سابعاً: وضع نظام لمتابعة الخطة أثناء وبعد تنفيذ المشروع.
يراعى عند وضع الجدول الزمني من المهم أن لا تبالغ في التفاؤل في
الوقت الذي خصصته لكل نشاط. إذ ربما تحتاج إلى وقت إضافي لاستيعاب التأخير
والمعوقات غير المتوقعة.
من فوائد المتابعة الجيدة:
1. الوقوف على أخطاء التنفيذ في الخطة المعدة أو في معدلات الأداء.
2. تأكد من سلامة الخطة. فقد تكتشف أن الخطأ في الخطة وليس في التنفيذ.
3. ضمان عدم حدوث أو تكرار حدوث المشكلات والأخطاء في المستقبل.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق